Hoe het automatiseren van rapporten meer dan 80% bespaarde aan tijd, en de productiviteit, nauwkeurigheid en werkplezier verbeterde
Klimaatroute helpt bedrijven en individuen om hun ecologische voetafdruk te verkleinen door middel van energie-audits en duurzaamheidsmaatregelen. Om de efficiëntie van hun rapportageproces te verbeteren, zochten ze naar een oplossing om de rapportage te stroomlijnen en te automatiseren, zodat adviseurs zich meer konden richten op klantinteracties en minder op handmatige taken.
De Uitdaging
Het rapportageproces van Klimaatroute was arbeidsintensief en tijdrovend. Adviseurs voerden ter plaatse assessments uit, verzamelden gegevens en besteedden vervolgens veel tijd aan het opstellen van gedetailleerde rapporten op kantoor. Ze kopieerden en plakten vaak tekst uit documenten, wat leidde tot frequente fouten en inconsistenties. Dit handmatige proces vertraagde de levering van rapporten en verminderde het aantal assessments dat een adviseur binnen een bepaalde tijd kon voltooien. Specifiek betrof het proces:
- Adviseurs die handmatig maatregelen configureerden en berekenden, wat 20 minuten in beslag nam.
- Adviseurs die de hoofdtekst van het rapport schreven, wat 45 minuten duurde.
- Kwaliteitscontroleurs die gemiddeld 55 minuten besteedden aan het geven van feedback op de geschreven rapporttekst.
- Adviseurs die feedback van kwaliteitscontrole verwerkten, wat nog eens 20 minuten kostte.
Samen met Klimaatroute hebben we geprobeerd deze uitdagingen aan te pakken door de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en de algehele productiviteit in hun rapportageproces te verhogen.
De Oplossing
In samenwerking met Klimaatroute hebben Django Web Studio en Klimaatroute de Klimaatroute Rapport Builder ontwikkeld, met de focus op het automatiseren van belangrijke aspecten van het rapportageproces. Het project omvatte vier hoofdcomponenten:
Efficiënt rapporteren: automatisering en samenwerking met een slim systeem en nieuwe frontend
We implementeerden een intelligent systeem om rapportsecties automatisch in te vullen met goedgekeurde, contextgevoelige alinea's. Dit stelde adviseurs in staat om snel rapporten te maken en aan te passen op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen en variabelen die door de kwaliteitscontrole waren ingesteld. We ontwikkelden ook een nieuwe frontend-applicatie in React, waardoor adviseurs en kwaliteitscontrole efficiënter konden samenwerken binnen een gestroomlijnde interface.
Efficiëntie door directe feedback: tools voor kwaliteitscontroleurs verbeteren het rapportageproces
We bouwden tools waarmee kwaliteitscontroleurs direct opmerkingen op rapporten konden achterlaten. Dit stroomlijnde het feedbackproces, verminderde communicatie heen en weer, en verkortte de tijd die kwaliteitscontrole aan elk rapport besteedde aanzienlijk.
Snippets en variabelen Invoegen
We introduceerden een gebruiksvriendelijke functie waarmee adviseurs eenvoudig tekstvariabelen en vooraf gedefinieerde tekstsjablonen konden invoegen. Deze aanpak maakte het voor adviseurs gemakkelijker om rapporten aan te passen zonder inhoud van verschillende bronnen te hoeven kopiëren. Wijzigingen in waarden werden automatisch bijgewerkt in het hele rapport, wat de consistentie en nauwkeurigheid handhaafde.
Maatregelbeschrijvingen bewerken
We stelden adviseurs in staat om maatregelen rechtstreeks in de rapportinterface te bewerken en toe te voegen, met automatische herberekeningen en updates. Dit vereenvoudigde het proces van het bijwerken van maatregelbeschrijvingen, waardoor het rapportageproces dynamischer, efficiënter en minder foutgevoelig werd.
The Impact
The implementation of the Klimaatroute Report Builder led to significant improvements in operational efficiency and employee satisfaction:
Verhoogde efficiëntie
- Handmatige instellingen en berekeningen: Van 20 minuten naar bijna nul dankzij automatische berekeningen.
- Schrijven van de hoofdtekst: Van 45 minuten naar 10 minuten met vooraf ingevulde, contextgevoelige alinea's.
- Feedback van kwaliteitscontrole: Van 55 minuten naar 15 minuten door goedgekeurde teksten en handige feedbacktools.
- Verwerken van feedback: Van 20 minuten naar bijna niets dankzij het verbeterde systeem.
Meer tevreden werknemers
Het automatiseren van repetitieve taken stelde werknemers in staat zich te concentreren op waardevollere activiteiten, wat de arbeidstevredenheid en productiviteit verhoogde.
Verbeterde schaalbaarheid
De meer schaalbare oplossing zorgde ervoor dat Klimaatroute een meer kan verwerken zonder concessies te doen aan de kwaliteit van hun rapporten.
Door gebruik te maken van geavanceerde automatisering en een gebruiksvriendelijk ontwerp, heeft Django Web Studio Klimaatroute geholpen hun rapportageproces te transformeren, wat laat zien wat er bereikt kan worden wanneer creativiteit en technische expertise samenkomen.
Geïnspireerd door het succesverhaal van Klimaatroute?
Neem contact met ons op om te bespreken hoe we kunnen samenwerken.
